AUDITORIA NA IMPRENSA NACIONAL-E.P.

A Imprensa Nacional-E.P. tem como principal objecto social a emissão do Diário da República e a prestação de serviços de tipografia a nível nacional, embora esteja ainda vocacionada para a prestação de serviços de emissão de selos, papel-moeda e outros serviços gráficos. Dadas todas estas actividades executadas pela Imprensa Nacional-E.P. (IN-E.P.), e as que irão surgir, analisando a Visão, Missão e Valores dentro do Plano Estratégico de 2021-2025, a importância da existência do Gabinete de Auditoria Interna (GAI) que procura igualmente acompanhar o crescimento e evolução da Instituição, em termos da implementação do Processo de Controlo Interno, em conformidade com os dispostos no artigo 17.º da Lei n.º 11/13, de 3 de Setembro — Lei de Bases do Sector Empresarial Público, e na Lei n.º 34/20, de 5 de Outubro, que altera a referida lei, mencionadas no objectivo de efectuar-se auditorias programadas, desenhadas com base em metodologias de análise de riscos, considerando as mais relevantes em termos de materialidade e risco. Quando nos deparamos com um tema óbvio, o objectivo é poder responder na mesma instância. No entanto, quando paramos para dar a resposta, a tendência é consultar, porque analisamos que existem perguntas que não se respondem sem consultar, como: Qual é o papel da Auditoria Interna a nível da Imprensa Nacional-E.P.? Aí abrirmos a internet, livros ou até tecnologia mais recente da internet como o chat GPT, para analisarmos e obtermos a resposta que nos interessa. Todavia, iremos observar que os sistemas de pesquisa nos ajudam na definição das terminologias, como o significado da palavra Auditoria, que se origina do latim audire, que significa ouvir, que inicialmente foi utilizado pelos ingleses (auditing), traduzindo para o português, significa «auditar» examinar, ajustar, certificar em geral, para significar revisão da contabilidade, e hoje é mais abrangente, porque são usadas para examinar cuidadosamente as actividades desenvolvidas pela empresa. Em um cenário empresarial cada vez mais competitivo, a transparência e a integridade financeira emergem como alicerces cruciais para a prosperidade e durabilidade de uma empresa. É dentro desse contexto que o Gabinete de Auditoria Interna assume o papel vital dentro da Organização. A Auditoria Interna é um processo meticuloso de avaliação e escrutínio das operações, sistemas e controles internos dentro da Imprensa Nacional-E.P., em que o foco é certificar que a empresa cumpre com os procedimentos estabelecidos pela organização e as boas práticas de acordo com o IIA (The Institute of Internal Auditors — Associação dos Auditores Internos de Angola), realizando visitas internas de constatação, cujo desfecho pode resultar na proposta de um conjunto de recomendações que visam a correcção, o melhoramento e o reforço dos procedimentos internos, contribuindo assim para o fortalecimento do sistema de controlo interno da IN-E.P. no sentido de auxiliar as demais subunidades orgânicas, visando acções proactivas e metódicas, bem como observar com rigor os seus manuais de procedimentos e fluxos de trabalho. O seu papel crucial reside na função de ser o mecanismo de supervisão independente e imparcial, assegurando que a Instituição opere em estrita conformidade com as leis, regulamentações e padrões éticos. Para deixar uma reputação positiva que permita um caminho de melhoria contínua de transparência e integridade, O Gabinete de Auditoria Interna contém o seu procedimento com a referência IN-GAI-PT-001, que espelha a sua actuação a nível da IN- E.P., devidamente aprovado pelos membros do Conselho de Administração, que se resume da seguinte forma: a) Estabelecer ou elaborar Plano Matriz de Auditoria Interna; b) Designar equipa de Auditoria Interna; c) Informar o auditado da realização da Auditoria Interna: Auditado recepciona e confirma; Auditado remete confirmação; Auditor/a dá início a auditoria. d) Requerer informação ao auditado: Recepciona a solicitação; Remete itens requeridos; Auditor/a analisa os documentos; Elabora o relatório de auditoria; Remete a informação para o auditado; Auditado assina e remete o relatório para o GAI; Auditor/a remete relatório final com evidências (Relatório de Constatação); CAD recepciona e dá o devido tratamento. e) Dar acompanhamento às acções e medidas correctivas; f) Arquivar cópia do Relatório aprovado. Em termos de desenvolvimento técnico, os pontos acima referidos dá um valor acrescentado para a IN-E. P, cumprindo igualmente com os objectivos previstos no Decreto Presidencial nº 221/15, de 22 de Dezembro, no seu artigo 23.º, que estabelece um sistema de Auditoria Interna, «que exercem um controlo permanente das actividades», para fins contabilísticos e financeiros no cumprimento dos procedimentos em geral constituídos por técnicos especializados, que exercem um controlo permanente das activdades, procedimentos e registos da IN-E.P., nos termos da legislação em vigor. No que concerne a processos, ao analisar minuciosamente os processos internos, a Auditoria Interna, dentro da empresa, dá sugestões valiosas para a melhoria e optimização que ampliam a eficiência e a eficácia das operações dentro da própria Instituição. No âmbito de relatórios precisos e fidedignos, a auditoria está no conforto de que os relatórios financeiros sejam precisos e confiáveis, algo imprescindível para a tomada de decisões informadas e para manter a confiança dos investidores e partes interessadas. Além disso, a realização de Auditoria Interna é eficiente para a verificação do cumprimento de metas e indicadores, assegurando, assim, a continuidade das actividades e optimização dos processos internos da IN-E.P. Diante da amplitude da actuação interna, a sua importância está na garantia da integridade e transparência nas operações de uma organização. Dessa forma, a Auditoria Interna proporciona diversas vantagens na Organização, tais como: a) Identificação de Riscos e Controlos Internos — Ajuda a identificar e avaliar os riscos enfrentados pela empresa pública, bem como a eficácia dos controlos internos existentes para mitigar esses riscos. Isso permite que a organização tome medidas proactivas para proteger os seus activos e cumprir as suas obrigações. Por exemplo, a nível da Imprensa Nacional-E.P., uma medida proactiva é o ERP-Primavera, que contém os dados de gestão, e, para o GAI, apresenta conforto, porque é um sistema automatizado no âmbito dos activos (meios fixos e investimento) junto à contabilidade; b) Conformidade Legal e Regulatória — as empresas públicas estão sujeitas a uma série de leis, regulamentos etc.. Por conseguinte, a Auditoria Interna verifica se a empresa está em conformidade com essas normas, ajudando a evitar possíveis penalidades legais e financeiras associadas ao não cumprimento. A nível da Imprensa Nacional-E.P., temos o Código de Conduta, Decretos Presidenciais e a Lei Geral do Trabalho, que são feitos referenciais nos processos de inquérito e relatório de constatações do GAI; c) Prevenção de Fraudes e Irregularidades — a Auditoria Interna desempenha um papel fundamental na detecção e prevenção de fraudes, irregularidades e má conduta dentro da empresa. Isso é especialmente importante em empresas públicas, onde há maior escrutínio público e potencial para o abuso de poder. Quanto a Imprensa Nacional-E.P., no ano 2023 exarou-se Ordens de Serviço de processos de inquéritos, sob a coordenação da Directora do Gabinete de Auditoria Interna, para a análise detalhada das vendas declaradas e existentes a nível das lojas, verificou-se abuso de poderes de alguns Chefes de Lojas, técnicos da contabilidade, em negociatas clandestinas de más práticas, no âmbito de fraude, negligência e respectivos processos resultaram em processos disciplinares, no âmbito de penalizações e despedimentos; d) Melhoria da Eficiência Operacional — ao examinar os processos e operações da empresa, a Auditoria Interna identifica oportunidades de melhoria na eficiência e utilização de recursos. Isso pode resultar em economias de custos e aumento da produtividade, beneficiando a organização e o Estado. O GAI periodicamente, através dos relatórios de constatações e medidas correctivas alerta o Conselho de Administração (CAD) das fragilidades internas, no âmbito de documentos de controlo interno para mitigar os custos e facturas não fiscalmente aceites; e) Aconselhamento e Recomendações — além de identificar problemas, a Auditoria Interna fornece aconselhamentos e recomendações para melhorias. Isso é feito constantemente a nível da Imprensa Nacional-E.P., pelo GAI, seja em reuniões do CAD, sensibilização nos processos de inquéritos, no dia-dia, e por fim em relatórios, sugerindo práticas recomendadas, soluções para problemas identificados e ajudas na implementação de mudanças necessárias. O Controlo Interno, com a sua relevância indiscutível, desempenha um papel vital na prevenção de fraudes e erros. Isso envolve a implementação de políticas, procedimentos e práticas que salvaguardam os activos da empresa e garantem a integridade das operações. Em síntese, a Auditoria Interna dentro da Organização é uma força motriz na manutenção da saúde financeira e na garantia de que as operações da empresa estejam em total conformidade com as regulamentações e práticas éticas. O Gabinete de Auditoria Interna age no sentido de identificar riscos e fraudes, no aprimoramento de processos, relatórios precisos e fidedignos dentro da Imprensa Nacional-E.P. Isso torna-se fundamental para evitar fraudes internas, conduta indevida e equívocos capazes de prejudicar gravemente a empresa, face aos últimos acontecimentos dos anos anteriores. No âmbito de um controlo interno robusto, a Imprensa Nacional-E.P. pode-se proteger contra fraude e erros prejudiciais, assegurando a confiança dos seus investidores e uma presença duradoura no mundo dos negócios. É um investimento que, no final das contas, se traduz em segurança, eficiência e integridade financeira, tendo em conta que estamos cada vez mais a alavancar para novos projectos de negócios como o PROSEFA (Selos), Títulos de Veículos e outras parcerias vindouras, com países próximos como África do Sul, no âmbito da Jetline, etc. O nosso objectivo é cada vez mais ganhar certificações para o Gabinete de Auditoria evoluir até no domínio de controlo de qualidade, tendo em conta que é um défice a nível da empresa, que, urgentemente, é necessário os seus préstimos, sobretudo para o core business. A perspectiva do GAI é poder efectuar uma avaliação de desempenho e riscos estratégicos, porque ajuda a empresa pública a avaliar o seu desempenho e identificar riscos estratégicos que possam afectar a sua capacidade de atingir os seus objectivos de longo prazo. Isso permite que a organização ajuste a sua estratégia e tome medidas preventivas para mitigar esses riscos. Por exemplo, ao vedar-se a produção de bebidas alcoólicas em saquetas, perdemos o negócio de estampar os selos, reduzindo as receitas do PROSEFA aproximadamente a 50%. Em conclusão, para se obter sucesso e crescimento sustentável é necessário fazer uma avaliação sistemática e periódica das actividades. Dessa forma, a realização de Auditoria Interna é amplamente reconhecida como uma prática essencial na Imprensa Nacional-E.P., tendo em conta os resultados que ela traz. Por meio da utilização dessa prática, é
possível garantir a eficiência operacional e a conformidade legal e regulatória da empresa, estabelecendo tempo para as actividades de Auditoria Interna, não como fiscais ou policiais da empresa, mais sim, como parceiros que prevines, alertam, tendo em conta os seguintes aspectos: a) Visão — ser incontestável pela sua integridade, examinar, certificar e recomendar as operações da empresa de forma independente, a fim de agregar valores e melhorar as operações da Organização; b) Missão — ajudar a Organização a atingir os seus objectivos através de uma abordagem sistemática e disciplinada que visa avaliar e melhorar a efectividade dos processos de gestão de riscos, controlo e governação; c) Valores — integridade, profissionalismo, confidencialidade, transparência, excelência, independência, responsabilidade, aprendizado contínuo, «put yourself in one shoes» — coloque-se no lugar do Auditor.